Ar saugūs jūsų dokumentai?

Įmonės vis dažniau perkelia visą įmonės dokumentaciją į elektroninę erdvę. Skaitmeninimas tapo įprastu reiškinių vidutinėse ir didelėse įmonėse veikiančiose tarptautinėje rinkoje. Vienas iš didžiausių iššūkių su kuriais susiduriamas yra dokumentų saugumas. Kaip apsaugoti dokumentus internetinėje erdvėje ir vidiniuose įmonių tinkluose?

Yra keletas būdų apsaugoti dokumentus tai slaptažodžiai, papildomo identifikavimo priemonės tačiau kiekvieno dokumento apsaugos lygis turėtų būti nustatomas pagal jo svarbą. Ar būtina asaugoti aukščiausiu lygiu nelabai svarbius dokumentus? Žinoma kad ne. Kitais žodžiais tariant, dokumentų apsaugos lygis turi būti adekvatus. Mažiau reikšmingiems dokumentams galbūt iš viso nereikalingas apsaugojimas slaptažodžiu, užtenka tik nustatyti kokie vidiniai įmonės kompiuteriai gali naudotis šiais dokumentas.

Kitas būdas gauti leidimą naudotis dokumentai yra fizinės kortelės, magnetinės arba lustinės arba dabar vis labiau įsigalinčiomis specialiomis telefono programėlėmis arba identifikavimas sms žinutėmis.

Pastaruoju metu viešumoje daug dėmesio sulaukia perteklinis asmens informacijos rinkimas todėl kiekviena įmonė turėtų peržiūrėti savo renkamos iš klientų ir pirkėjų renkamos informacijos atitikimą reikalavimams. Kuriant dokumentų apsaugos sistemas procese turi dalyvauti patirtį dokumentų apdorojimo ir saugumo sistemose turinti įmonė. Kiekvienos verslo saugumas iš esmės priklauso nuo informacijos saugumo. Dokumentų atsarginės kopijos turi būti automatizuotos, daromos reguliariai pagal nustatytą grafiką, duomenys saugomi ne tik pačios įmonės serveriuose bet ir siunčiamos į išnuomotus įmonės išorėje.

Saugoti dokumentų ilgiau nei reikalauja įstatymai ir įmonės taisykles – paprasčiausiai neprotinga, naikinant nereikalingus dokumentus reikia patikrinti ar jie buvo pašalinti iš visų saugojimo vietų nes jų gali būti daugiau nei dvi. Jei įmonė yra nedidelė tuomet užteks pasamdyti priežiūros įmonę iš šalies kuri atliks šiuos darbus bet jei įmonėje nuolat kyla problemos ir reikalingi patobulinimai valdant dokumentus tuomet paprasčiau bus įdarbinti specialistą visu etatu.

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *

Brukalų kiekiui sumažinti šis tinklalapis naudoja Akismet. Sužinokite, kaip apdorojami Jūsų komentarų duomenys.