Elektroninis dokumentų archyvavimas: Funkcijos, privalumai ir skirtumai

Šiais biurokratiniais laikais, kai kiekviena procedūra yra lydima daugybės įvairiausių dokumentų, leidimų ar sutarčiųdokumentų saugojimas tampa vis aktualesnis. Tvarkingas dokumentų saugojimas yra viena iš procedūrų kuri leidžia įmonei vykdyti savo veiklą sėkmingai. Kiekvienos įmonės dokumentai kasmet vis auga, ir laikui bėgant jų atsiranda vis daugiau ir dėl jų augančios kiekio dokumentų archyvavimas tampa vis sudėtingesnis. Prireikus surasti kurį nors vieną, konkretų dokumentą iš visos dokumentų krūvos gali užimti labai daug laiko. Tokiu atveju jums gali padėti dokumentų archyvavimas, ši procedūra sugrupuoja jūsų dokumentus eilės tvarka ir labai palengvina jų radimą, bet augant jų kiekiui ir archyve juos rasti kada nors užims daug jūsų laiko. Vakarų valstybėse jau senai yra naudojama alternatyva tradiciniam dokumentų archyvavimui tai elektroninis dokumentų archyvavimas, kuris Lietuvoje tik įgauna pagreitį.

Elektroninis dokumentų archyvavimas tai vienas iš dokumentų tvarkymo būdų kai visi įmonės dokumentai yra perkeliami į kompiuterinę laikmeną. Šį perkėlimą padaryti nėra sunku dėl to, kad dažniausiai dokumentai yra rašomi programomis „Word“ ir „Excel“ ir tokie dokumentai yra lengvai archyvuojami, o popieriniai dokumentai gali būti nuskaitomi skaneriu ir patalpinami kompiuterinėje laikmenoje laikantis visų archyvavimo taisyklių kurios yra nustatytos Lietuvos įstatymų.

Elektroninės dokumentų archyvavimo funkcijos:

  • Dokumentų katalogų kūrimas sudarant tam tikras hierarchijas;
  • Informacijos paskirstymas pagal dokumentų tipus;
  • Dokumentų elektroninių kopijų saugojimas;
  • Prieigos vartotojams suteikimas;
  • Leidimas peržiūrėti ir dirbti su dokumentų kopijomis bet kuriuo metu;
  • Ieškoti dokumentus pagal katalogus ir naudojant tam tikras užklausas (indeksus ir turinį);

 

Elektroninio dokumentų archyvavimo privalumai:

  • Elektroninis dokumentų archyvavimas tai saugiausias ir mažiausiai vietos užimantis dokumentų archyvas.
  • Su originalaus dokumento kopija yra daug paprasčiau dirbti, ją lengviau spausdinti, persiūsti, kopijuoti, o taip pat yra lengviau naudoti informaciją iš dokumento kitiems dokumentas.
  • Paieškos lengvumas – elektroniniame dokumentų archyve dokumentus yra galima surasti kelių mygtukų paspaudimu įvedus tam tikrą frazę. Taip yra sutaupoma daug laiko kuris yra eikvojamas dideliuose archyvuose ieškant vieno tam tikro dokumento.
  • Saugumas – Elektroniniame archyve vartotojas dirba su dokumento kopija ir neturi galimybės kaip nors pakeisti ar pažeisti dokumento originalo, be to popierius per laika kinta o elektroninė kopija visada išliks tokia pati. Taip pat jūs galėsite turėti savo dokumentų kopijų daugelyje laikmenų, tam atvejui jei kas nors nutiktų su jūsų dokumentų originalais.
  • Vienu metu su tam tikru vienu dokumentu dirbti gali keletas žmonių;

Visi šie privalumai elektroninį dokumentų archyvavimą daro vis labiau patrauklia paslauga. Elektroninis dokumentų archyvas leis jums visiems laikams pamiršti paieškas perpildytame kabinete, kuriame talpinate savo įmonės dokumentus. Taip pat jūs būsite garantuotas dėl savo dokumentų saugumo, ir galėsite turėti keletą savo dokumentų saugyklos kopijų. Jei laiku ir kokybiškai suformuosite savo elektroninį dokumentų archyvą, jis jums tarnaus tol kol kas nors sugalvos dar patikimesnį ir saugesnį dokumentų archyvavimo būdą.

Šaltinis: http://www.archyvuok.lt/lt/home-informacija-articles-full/elektroninis-dokumentu-archyvavimas-funkcijos-privalumai-ir-skirtumai.html

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *

Brukalų kiekiui sumažinti šis tinklalapis naudoja Akismet. Sužinokite, kaip apdorojami Jūsų komentarų duomenys.